Отвечаем: Да, можно.
По закону можно оформить использование личного автомобиля сотрудника в служебных целях, если работник на это согласится. Чтобы это сделать, нужно оформить один из двух типов договоров: соглашение об использовании имущества в служебных целях или договор аренды транспорта.
Если у сотрудника разъездная работа, для которой нужен автомобиль, это обычно отражено в трудовом договоре, поэтому вносить изменения в него не потребуется.
Если работодатель подписал соглашение об использовании личного имущества, ему придется платить сотруднику компенсацию, в нее входят затраты:
- на эксплуатацию, например на шиномонтаж или мойку;
- на топливо, масло, тормозную жидкость и другие горюче-смазочные расходники;
- на техобслуживание.
Размер компенсации ограничен: 1200 ₽ в месяц, если объем двигателя менее 2000 см³, и 1500 ₽, если более. Работодатель может заплатить больше нормы, но учесть в налоговых расходах получится только эти суммы.
По договору аренды нужно платить сотруднику арендную плату за использование машины и удерживать с нее 13% НДФЛ: компенсацию выплачивать нужно не всегда.
Страховые выплаты в обоих случаях платить не нужно. Рассмотрим каждый вариант подробнее.
У арендатора есть два варианта: арендовать только машину или машину с экипажем — то есть с водителем автомобиля. Основное отличие этих договоров в том, что при аренде автомобиля с экипажем сотрудник сам оплачивает ремонт машины. Если арендуете только транспорт, придется платить за его ремонт.
В обоих случаях налоговую базу получится уменьшить на всю сумму расходов.
Если работодатель оформляет договор аренды, ему нужно будет составить акт приема-передачи транспортного средства.
Сотрудник может предложить в аренду машину, которую водит по доверенности. Хотя доверенность позволяет ему распоряжаться автомобилем, такие арендные договоры вызывают вопросы у налоговой.
Как подтвердить расходы?
Чтобы отчитаться перед налоговой, понадобятся первичные документы, которые подтверждают затраты: чеки и путевые листы.
Путевой лист — это документ, который подтверждает маршруты поездок и расходы на топливо. Обычно его выписывают на один день, но в некоторых случаях, например если сотрудник едет в длительную командировку на служебном транспорте, можно оформить на месяц.
Организация должна оформлять путевые листы для контроля и учета расходов на горюче-смазочные материалы.
